Oft stellt sich bei mehreren Datenbanken die Frage, was wo geplant / bearbeitet werden muss. Hier erklären wir das!
Grundlagen
BBS-Verwaltung arbeitet immer mit Halbjahresdatenbanken (DB). Ursache ist die halbjährliche Zeugnisschreibung. Nur für den unwahrscheinlichen Fall, dass Sie keine Zeugnisse zu den Halbjahren ausgeben, wäre theoretisch eine Datenbank für ein ganzes Schuljahr denkbar. Aber selbst wenn Sie das vorhaben, müssen Sie berücksichtigen, dass es Wiederholer oder Verkürzer gibt, die dann ein Zeugnis doch zum Halbjahr bekommen. Also: pro HJ eine Datenbank.
Der Schuljahreswechsel sollte immer anhand der Checkliste durchgeführt werden! Die aktuelle Checkliste zum Schuljahreswechsel finden Sie unter Menü: Hilfe->alle PDF-Anleitungen
Halbjahres- oder Ganzjahresplanung
Die Stundenplanung kann für ein ganzes Schuljahr (Ganzjahresplanung) oder ein Halbjahr (Halbjahresplanung) erfolgen. Beides hat systembedingte Vor- und Nachteile. In jedem Fall bleibt es dabei, dass Sie pro HJ eine Datenbank benötigen.
Die Aufstellung zu Vor- und Nachteilen finden Sie hier
Grundsätzlich gilt
Die Schulverwaltung arbeitet immer in der Datenbank für das aktuelle Halbjahr.
Das gilt auch für Absenzmeldungen, die erst im folgenden Halbjahr wirksam werden. Diese werden beim Schulhalbjahreswechsel mit übertragen.
Stundenplaner arbeiten -je nach Planungstyp- unterschiedlich:
Halbjahresplanung
Der Stundenplan für das zweite HJ ist nur in der neuen Datenbank einzutragen. Daher müssen die Stundenplaner für die laufenden Stundenplanänderungen und Vertretungen in der laufenden Datenbank arbeiten und für das neue Halbjahr in der Datenbank des nächsten Halbjahres.
Hinweise
- Absenzen können aus dem ersten HJ zum Schulhalbjahresende exportiert werden und man importiert diese in das neue HJ. Geben Sie Absenzmeldungen für das neue HJ daher NICHT im neuen Halbjahr ein, sondern im laufenden HJ.
- Daher können Sie Vertretungen erst im neuen HJ planen, wenn die Datenbank umgestellt ist.
- Änderungen in der Kursbelegung nehmen Sie in der neuen DB vor. Beim Import der SuS-Daten aus dem alten HJ würden diese jedoch überschrieben, da die Kursbelegung eine Eigenschaft der SuS ist. Daher werden diese in der neuen DB vorher gesichert und dann zurückgelesen. So können Sie die Kursbelegung schon lange vor dem eigentlichen HJ-Wechsel vornehmen.
Ganzjahresplanung
Der Stundenplan für das zweite HJ ist in der laufenden Datenbank einzutragen. Daher müssen die Stundenplaner für die laufenden Stundenplanänderungen und Vertretungen nur in der laufenden Datenbank arbeiten. Mit Menü -> Datei->Einzelne Stundenpläne ändern und löschen geht es sehr komfortabel Stundenpläne im 2 Hj zu ändern und so z.B. die Kurse im zweiten Halbjahr anzupassen. Sie können das im Prinzip beginnen, wenn der Stundenplan für das erste HJ steht. Sie haben dann wahrscheinlich die Wechsel der Kurse im 2.HJ noch nicht eingegeben. Das erledigen Sie dann mit Menü -> Datei->Einzelne Stundenpläne ändern und löschen
Zum eigentlichen Halbjahreswechsel machen Sie am besten beim Wechsel Ende Januar eine Kopie der Datenbank für das neue HJ und gehen die Checkliste auf der letzten Seite zum Schulhalbjahreswechsel durch.
Die Kursbelegung können Sie bei dieser Vorgehensweise nicht vorauseilend machen, da die DB für das 2.HJ vorher noch nicht angelegt ist. Dazu müssten Sie die Datenbank provisorisch anlegen und dort die Belegung neu machen und sichern. Da die Kursbelegung aber recht schnell zu machen ist, ist die Frage ob dieser zusätzliche Aufwand zielführend ist.
Abgang und Versetzung von SuS
Im laufenden Halbjahr werden Abgänge nur erfasst, wenn ein Abbruch der Ausbildung vorliegt.
Für die Abgängerklassen gilt: Sie bleiben bis zum Ende des Schulhalbjahres als aktive Schüler im System, sie werden also hier nicht ausgeschult.
Oft möchte das Sekretariat schon Abgänger machen, wenn die Zeugnisse geschrieben sind. Das müssen Sie aber sein lassen!
Ursache ist wieder die Zeugnisschreibung: Abgänger können keine Zeugnisse bekommen. Würden Sie also im laufenden Halbjahr die SuS auf Abgang setzen, sind die Noten nicht mehr erreichbar / änderbar.
Mit dem Halbjahreswechsel werden die SuS-Daten inkl. der erreichten Abschlüsse übertragen. Dann können sie diese im neuen HJ anhand der Abschlüsse und des Zeugnisdatums sehr komfortabel in großen Blöcken bearbeiten. Dabei werden die Daten aus der Zeugnisschreibung des ersten HJ genutzt, um das Abgangsdatum und die Abgangsart zu setzen.
Damit ist es viel schneller möglich die Abgänger zu machen. Der vermeintliche Nachteil die SuS nicht gleich nach der Zeugnisschreibung auszuschulen wird dadurch mehr als ausgeglichen!
Versetzungen in andere Klassenstufen finden i.d.R. nicht zum HJ statt. Ausnahme sind die zum Halbjahr beginnenden Bildungsgänge/Klassen. Diese Klassen sind einzeln in der Datenbank des neuen HJ zu behandeln
In der Datenbank für das abgelaufene HJ bleiben die SuS also so erhalten, wie sie am letzten Schultag gewesen sind.
Damit sind auch die Noten noch sichtbar und auch änderbar. Stellen Sie Fehler in Zeugnissen von Abgängern fest, öffnen sIe die dann alte Datenbank und ändern dort die Noten.